Il nostro desiderio è che la fiera HoReCa Adria vi porti quanti più contatti validi, conversazioni concrete e nuove opportunità di business possibile, e che il tempo, l'energia e il denaro che investite nella vostra partecipazione alla fiera vengano sfruttati nel modo migliore. Per questo abbiamo raccolto in un unico posto 50 consigli pratici, dalla preparazione prima della fiera e dall'organizzazione dello stand fino al follow-up dopo la chiusura dei battenti della fiera. Speriamo che vi aiutino a prepararvi bene, magari a fare qualcosa in modo diverso, e a trarre il massimo da HoReCa Adria.
Il testo è stato pubblicato originariamente sul profilo LinkedIn di Adriano Požarić, e di seguito lo riportiamo per intero.
Se avete mai passato tre giorni in un padiglione fieristico a Opatija o a Zagabria, sapete esattamente come funziona: le gambe iniziano a farvi male, avete già bevuto sette espressi prima della prima pausa, e il collega delle vendite si è nascosto per la sesta volta dietro il banco informazioni per mangiarsi in pace un panino al prosciutto crudo e scrollare Instagram.
Avete pagato lo spazio espositivo, portato la pesante artiglieria (forni combinati, lettini, vetrine refrigerate o terminali software), montato il roll-up e adesso aspettate. Aspettate che entri quel mitico direttore di un gruppo alberghiero con cui vi scambiate sguardi ormai da qualche stagione.
Una fiera non è una vacanza con penne economiche dal logo ormai mezzo scrostato. Una fiera è un ufficio temporaneo e uno showroom in cui avete investito capitale e tempo. Nelle vendite vere e proprie internet ha velocizzato la preparazione, ma non ha ucciso la stretta di mano, il profumo del caffè e la sensazione al tatto del cotone satinato da hotel: tutto ciò che alla fine completa una buona trattativa commerciale.
L'elenco che segue è anche una piccola introduzione al nostro workshop per gli espositori della fiera HoReCa Adria, che terremo a fine agosto a Opatija: ho raccolto cinque libri di culto sulle fiere (Cox, Masiello, Rio, Lorenzo, Parker) e li ho uniti alla realtà della stagione adriatica. Ecco 50 regole fondamentali di Do's & Don'ts – suddivise per fasi – perché la vostra presenza a HoReCa Adria non sia turismo aziendale, ma l'investimento più redditizio dell'anno.
PARTE 1: Pre-Show Engineering (Come vincere prima ancora di scaricare le scatole)
Skip Cox ci insegna: una fiera non si pianifica a sensazione, ma con la matematica.
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DO: Arrivate con l'agenda già piena al 50%. I visitatori occasionali sono il dessert; gli appuntamenti fissati in anticipo con i clienti chiave sono il piatto principale.
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DO: Mappate la vostra lista "Dream 100+". Fate un elenco di 50 albergatori e 50 ristoratori, architetti, proprietari di case vacanza... che dovete assolutamente portare al vostro stand, e inviate loro un invito VIP personalizzato.
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DO: Scegliete uno stand d'angolo ogni volta che potete. Apre lo stand su due lati e invita le persone a entrare in modo quasi inconscio. Un angolo vale più di 10 metri quadrati extra.
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DO: Abbiate un KPI chiaro e spietato. Dimenticate il "vogliamo visibilità". L'obiettivo è: "35 incontri qualificati, 15 preventivi emessi, 5 contratti firmati per la stagione".
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DO: Inviate inviti personali, non una newsletter generica. Un direttore F&B non reagisce a "Venite a trovarci allo stand B12", ma a "Abbiamo una nuova soluzione per risparmiare sul lavaggio dei bicchieri, vi ho riservato un appuntamento e un espresso giovedì alle 11:00".
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DO: Riattivate i lead "dormienti". Chi vi ha detto l'anno scorso "ci sentiamo in autunno"? La fiera è l'alibi perfetto e naturale per la riattivazione.
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DO: Allineate il team con un briefing di 15 minuti il giorno prima. Tutti devono sapere chi accoglie i visitatori, chi fa le dimostrazioni, chi negozia e qual è la politica sugli sconti.
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DO: Preparate i materiali digitali "a un clic". Cataloghi PDF, schede tecniche e listini prezzi devono trovarsi sui telefoni di tutto il team, pronti per WhatsApp o email mentre il cliente è ancora lì con voi.
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DON'T: Non pianificate la dimensione dello stand senza un piano di attività. Uno stand troppo grande con due persone stanche sembra un magazzino abbandonato. Meglio uno stand più piccolo, pieno di gente e che trasmette energia.
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DON'T: Non scegliete i vicini alla cieca. Se siete accanto a un brand complementare (per esempio voi vendete porcellane, loro caffè di qualità), condividete il pubblico. Se siete accanto a un altoparlante rumoroso e senza scopo, perdete solo i nervi.
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DON'T: Non stampate tonnellate di cataloghi pesanti. Le persone non vogliono portarsi dietro cinque chili di carta per tutto il padiglione. Vogliono un riassunto e un QR code (funzionante).
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DON'T: Non lasciate la logistica all'ultimo minuto. Il caos del montaggio e della ricerca della prolunga, un'ora prima dell'apertura, uccide l'energia di vendita del team per l'intera giornata.
PARTE 2: Architettura dello stand e prima impressione (3 secondi per decidere)
Julien Rio e Priya Parker lo dimostrano: il vostro stand non è una vetrina, ma un parco giochi interattivo.
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DO: Eliminate le barriere fisiche. Un bancone posizionato lungo tutto il fronte dello stand sembra un valico di frontiera in un paese dietro la cortina di ferro. Aprite l'ingresso e spostate il bancone verso l'interno.
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DO: Comunicate il vostro valore in 3 secondi. Da 10 metri di distanza, chi passa deve poter leggere esattamente cosa risolvete (per esempio "Riduciamo lo spreco alimentare del 30%", e non solo un logo aziendale incomprensibile).
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DO: Coinvolgete il tatto e i sensi. Nel mondo HoReCa un poster non vende nulla. Il tocco di una maniglia, il peso di un cucchiaio da bar, la texture di una tovaglia e il suono del vapore di una macchina sono il tocco finale.
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DO: Attivate profumo e movimento. Una demo dal vivo, l'apertura di una macchina, la preparazione di croissant, uno showcooking, attira le persone come una calamita. Le persone vanno inconsciamente dove succede qualcosa.
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DO: Suddividete lo stand in 3 zone funzionali: Zona di attrazione (passaggio), Zona dimostrativa (esperienza), Zona di trattativa (posti a sedere e dettagli).
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DO: Create uno spazio di stoccaggio nascosto. Giacche, scatole, bottiglie d'acqua mezze vuote e zaini devono stare dietro un paravento. Il disordine trasmette un messaggio di disorganizzazione.
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DON'T: Non scrivete romanzi sulle pareti dello stand. Nessuno, mai, a una fiera, ha letto un testo minuscolo sulla storia della vostra azienda dal 1894.
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DON'T: Non trasformate lo stand in un museo intoccabile. Se il cliente non può toccare l'apparecchio esposto o sedersi sulla sedia, avete sbagliato completamente il mezzo.
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DON'T: Non risparmiate sull'illuminazione. Uno stand poco illuminato sembra spento ed economico, indipendentemente da quanto sia costosa l'attrezzatura. Una luce calda e direzionata sul prodotto chiave fa miracoli.
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DON'T: Non create un sovraccarico cognitivo. Non dovete esporre tutti i 400 articoli del vostro catalogo. Esponete i prodotti di punta e i bestseller della stagione.
PARTE 3: Galateo comportamentale allo stand (come non far scappare i visitatori)
Lisa Masiello detta lo standard: la comunicazione non verbale vende ancora prima che pronunciate una parola.
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DO: Stabilite il contatto visivo a 5 metri. Uno sguardo caldo e un lieve cenno del capo aprono la porta senza essere invadenti.
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DO: Usate osservazioni intelligenti e contestuali. Invece di frasi generiche, dite: "Vedo che state guardando i piani a induzione: avete già iniziato a preparare la cucina per la nuova stagione?"
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DO: Fate ruotare il team a turni. Nessuno può essere affascinante, lucido e concentrato per otto ore di fila in piedi. Due ore di lavoro allo stand, mezz'ora di pausa lontano dagli occhi dei visitatori.
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DO: Vestitevi in modo coordinato e professionale. Non serve lo smoking, ma un abbigliamento brandizzato, pulito ed elegante crea l'impressione di un team compatto e serio.
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DO: Riconoscete "la persona con la planimetria". Quando vedete un investitore con la planimetria di un ristorante sotto il braccio, interrompete ogni conversazione superflua. È un progetto da chiudere oggi.
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DO: Fornite un quadro di prezzo trasparente. Se alla domanda sul prezzo rispondete in modo criptico con "Beh, dipende, mandateci una richiesta e vediamo...", il cliente va dalla concorrenza. Date un intervallo: "Il modello base parte da X, mentre il pacchetto standard per una struttura come la vostra è intorno a Y."
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DON'T: ASSOLUTAMENTE VIETATO: il cellulare in mano sullo stand. Se guardate lo schermo, state mandando un segnale non verbale: "Sono occupato, non disturbarmi (e comunque non ne ho voglia)." Il telefono si usa esclusivamente nel magazzino.
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DON'T: Non mangiate panini o snack sullo stand. L'odore di burek o il rumore di una mela masticata davanti ai passanti azzera all'istante tutto il budget marketing investito.
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DON'T: Non state seduti mentre i visitatori camminano. Quando voi siete comodamente seduti e il cliente è in piedi, la dinamica di potere ed energia è completamente sbagliata. Alzatevi in piedi non appena qualcuno rallenta il passo.
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DON'T: Non formate "clan" con i colleghi. Tre dipendenti in cerchio, con la schiena rivolta al corridoio, che parlano della partita della sera prima, equivalgono a un muro invalicabile per qualsiasi cliente.
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DON'T: Non chiedete mai: "Posso aiutarvi?" Nel 99% dei casi la risposta è automatica: "Grazie, sto solo guardando."
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DON'T: Non abbandonate lo stand alle 14:00 dell'ultimo giorno. I clienti e i direttori più seri arrivano spesso nelle ultime ore, quando è passata la calca maggiore. Se iniziate a imballare le scatole in anticipo, date l'impressione di un dilettante poco serio.
PARTE 4: Psicologia della conversazione e qualificazione (il cliente al centro)
Priya Parker e David Lorenzo ce lo ricordano: una fiera serve a risolvere i problemi degli altri, non a recitare il vostro monologo.
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DO: Fate 3 domande di qualificazione nel primo minuto. Scoprite: 1. Che struttura gestiscono? 2. Qual è attualmente il loro problema operativo più grande? 3. Qual è la tempistica prevista per l'investimento?
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DO: Ascoltate per il 70%, parlate per il 30%. Lo stand fieristico non è un podio per il vostro monologo. Lasciate che l'albergatore vi racconti come manchi personale o come la lavastoviglie sia diventata un collo di bottiglia.
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DO: Adattate il discorso al profilo dell'interlocutore. Il proprietario di un boutique hotel vuole estetica ed esperienza dell'ospite; il responsabile tecnico vuole affidabilità e una rete di assistenza 24/7 nel Quarnero, in Dalmazia, a Zagabria e in Istria.
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DO: Siate cortesi anche con la concorrenza. Quando i colleghi del settore vengono a "esplorare", restate professionali e misurati. Le persone cambiano azienda; il concorrente di oggi è il distributore o partner di domani.
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DO: Trasformate l'omaggio in un rituale personale. Invece di lasciare che tutti pescino da una ciotola, consegnate personalmente un sacchetto regalo con un campione premium, spiegando perché lo state dando proprio a quella persona.
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DON'T: Non sprecate 45 minuti con i "cacciatori di caffè gratis". Imparate a distinguere tra chi decide davvero e chi cerca solo un espresso gratis e due chiacchiere.
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DON'T: Non "rovesciate" addosso al cliente tutte le specifiche tecniche in una volta. Concentratevi sulla soluzione del problema. I dettagli tecnici vanno nel preventivo.
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DON'T: Non promettete tempi di consegna impossibili. La stagione turistica non perdona un ritardo di tre settimane. Una promessa non mantenuta a una fiera vi perseguita per anni.
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DON'T: Non entrate in discussioni sul prezzo. Se qualcuno vi dice "l'altro costa il 20% in meno", rispondete con calma: "Conosciamo il loro modello, il nostro prezzo include manutenzione in loco tutto l'anno entro 4 ore."
PARTE 5: Protocollo post-fiera e follow-up (dove si nasconde il vero profitto)
Skip Cox e Lisa Masiello lo sottolineano: se non inviate un follow-up entro 48 ore, avete bruciato i vostri soldi.
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DO: Prendete appunti subito, entro i primi 60 secondi. Dopo 47 conversazioni in un giorno, la vostra memoria vale zero. Fotografate il biglietto da visita e scrivete una frase chiave dell'incontro sul cellulare o nel CRM.
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DO: Inviate i primi materiali lo stesso giorno. Se il cliente riceve il PDF concordato mentre la sera sta bevendo qualcosa in hotel, avete lasciato un'impressione di velocità e affidabilità fuori dal comune.
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DO: Personalizzate il follow-up entro 48 ore. Non inviate mai una mass-mail generica. Scrivete: "Sig. Marko, faccio riferimento alla nostra conversazione a HoReCa Adria sulla ristrutturazione della sua terrazza a Rovigno..."
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DO: Definite un chiaro "prossimo passo" (Next Step). Non concludete l'email con un "Bene, ci sentiamo". Proponete un'opzione: "Suggerisco una breve chiamata di 10 minuti martedì alle 10:00 per passare in rassegna le specifiche."
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DO: Siate persistenti – applicate il ritmo dei 3 contatti. Se il cliente non risponde alla prima email, non significa "no", significa che sta spegnendo incendi. Inviate un promemoria breve e cortese dopo 7 giorni.
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DON'T: Non lasciate i biglietti da visita nel cassetto per 10 giorni. Il valore di un contatto fieristico scende del 50% ogni 48 ore. Dopo due settimane, non si ricorderà nemmeno più del vostro stand.
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DON'T: Non considerate la fiera come un costo di marketing. La fiera è un processo di vendita. Se integrate correttamente tutti i contatti in un database a lungo termine e nel CRM, una settimana a HoReCa Adria alimenterà le vostre vendite per tutto l'anno.
Ci vediamo a fine mese al workshop a Opatija!
Questo era solo un rapido "cheat sheet" che potete stampare e attaccare alla parete del vostro ufficio. Al nostro prossimo workshop per gli espositori della fiera HoReCa Adria, ripercorreremo scenari reali sullo stand, dimostrazioni, esercizi di qualificazione dei clienti e modelli di comunicazione precisi.
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