Unser Wunsch ist es, dass Ihnen die HoReCa Adria möglichst viele gute Kontakte, konkrete Gespräche und neue Geschäfte bringt und dass Sie die Zeit, Energie und das Geld, die Sie in Ihren Messeauftritt investieren, bestmöglich nutzen. Deshalb haben wir an einem Ort 50 praktische Tipps gesammelt, von der Vorbereitung vor der Messe und der Standorganisation bis zum Follow-up nach Messeschluss. Wir hoffen, dass sie Ihnen helfen, sich gut vorzubereiten, vielleicht das eine oder andere anders zu machen und das Maximum aus der HoReCa Adria herauszuholen.
Der Text wurde ursprünglich auf dem LinkedIn-Profil von Adriano Požarić, veröffentlicht und wird im Folgenden in voller Länge wiedergegeben.
Wenn Sie jemals drei Tage in einer Messehalle in Opatija oder Zagreb verbracht haben, wissen Sie genau, wie das aussieht: Die Beine schmerzen leicht, Sie haben vor der ersten Pause schon sieben Espresso getrunken, und der Kollege aus dem Vertrieb hat sich zum sechsten Mal hinter dem Infostand versteckt, um in Ruhe ein Prosciutto-Sandwich zu essen und durch Instagram zu scrollen.
Sie haben die Standfläche bezahlt, das schwere Geschütz herangeschafft (Kombidämpfer, Liegen, Kühlvitrinen oder Software-Terminals), den Roll-up aufgestellt und warten jetzt. Sie warten darauf, dass jener legendäre Direktor einer Hotelgruppe hereinkommt, mit dem Sie sich schon seit ein paar Saisons Blicke zuwerfen.
Eine Messe ist kein Urlaub mit billigen Kugelschreibern, deren Logo halb abgekratzt ist. Eine Messe ist ein temporäres Büro und ein Showroom, in den Sie Kapital und Zeit investiert haben. Im Verkauf selbst hat das Internet die Vorbereitung beschleunigt, aber weder den Händedruck noch den Duft von Kaffee noch das Gefühl von satiniertem Hotelbaumwollstoff getötet – all das, was am Ende ein gutes Geschäft abrundet.
Die folgende Liste ist zugleich eine kleine Einführung in unseren Workshop für Aussteller der HoReCa Adria, den wir Ende August in Opatija veranstalten. Ich habe fünf Kultbücher über Messen zusammengestellt (Cox, Masiello, Rio, Lorenzo, Parker) und sie mit der Realität der Adria-Saison verbunden. Hier sind 50 ultimative Do's & Don'ts – aufgeteilt nach Phasen – damit Ihr Auftritt bei der HoReCa Adria kein Corporate-Tourismus wird, sondern die profitabelste Investition des Jahres.
TEIL 1: Pre-Show-Engineering (Wie Sie gewinnen, bevor Sie überhaupt die Kartons auspacken)
Skip Cox lehrt uns: Eine Messe plant man nicht nach Gefühl, sondern nach Mathematik.
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DO: Kommen Sie mit einem bereits zu 50 % gefüllten Terminplan. Zufällige Besucher sind das Dessert; im Voraus vereinbarte Termine mit Schlüsselkunden sind der Hauptgang.
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DO: Erstellen Sie Ihre „Dream 100+"-Liste. Machen Sie eine Liste mit 50 Hoteliers und 50 Gastronomen, Architekten, Ferienhausbesitzern... die Sie unbedingt an Ihren Stand holen müssen, und schicken Sie ihnen eine persönliche VIP-Einladung.
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DO: Wählen Sie, wann immer möglich, einen Eckstand. Er öffnet den Stand auf zwei Seiten und lädt die Besucher unbewusst zum Eintreten ein. Eine Ecke ist mehr wert als 10 zusätzliche Quadratmeter.
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DO: Setzen Sie sich einen klaren und knallharten KPI. Vergessen Sie „wir wollen Sichtbarkeit". Das Ziel lautet: „35 qualifizierte Termine, 15 ausgestellte Angebote, 5 unterschriebene Verträge für die Saison".
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DO: Verschicken Sie persönliche Einladungen, keinen generischen Newsletter. Ein F&B-Direktor reagiert nicht auf „Besuchen Sie uns am Stand B12", sondern auf „Wir haben eine neue Lösung, mit der Sie beim Gläserspülen sparen – ich habe Ihnen einen Termin und einen Espresso für Donnerstag um 11:00 Uhr reserviert".
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DO: Reaktivieren Sie Ihre „schlafenden" Leads. Wer hat Ihnen letztes Jahr gesagt „wir hören uns im Herbst"? Eine Messe ist der perfekte, natürliche Vorwand, um wieder Kontakt aufzunehmen.
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DO: Stimmen Sie Ihr Team am Vortag mit einem 15-minütigen Briefing ab. Alle müssen wissen, wer die Besucher empfängt, wer vorführt, wer verhandelt und wie die Rabattpolitik aussieht.
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DO: Bereiten Sie Ihre digitalen Unterlagen für „einen Klick" vor. PDF-Kataloge, Datenblätter und Preislisten müssen auf den Handys des gesamten Teams sein, bereit für WhatsApp oder E-Mail, während der Kunde noch bei Ihnen steht.
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DON'T: Planen Sie die Standgröße nicht ohne einen Aktivitätsplan. Ein zu großer Stand mit zwei müden Mitarbeitern wirkt wie ein verlassenes Lager. Besser ist ein kleinerer, voller Stand, der vor Energie nur so sprüht.
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DON'T: Wählen Sie Ihre Standnachbarn nicht blind. Steht neben Ihnen eine komplementäre Marke (Sie verkaufen z. B. Porzellan, die anderen Premium-Kaffee), teilen Sie sich das Publikum. Steht neben Ihnen ein lauter Lautsprecher ohne erkennbaren Zweck, verlieren Sie nur die Nerven.
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DON'T: Drucken Sie keine tonnenschweren Kataloge. Niemand möchte fünf Kilo Papier durch die Messehalle schleppen. Die Besucher wollen eine Kurzübersicht und einen (funktionierenden) QR-Code.
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DON'T: Verschieben Sie die Logistik nicht auf den letzten Drücker. Das Chaos beim Aufbau und bei der Suche nach einem Verlängerungskabel eine Stunde vor der Eröffnung killt die Verkaufsenergie des Teams für den ganzen Tag.
TEIL 2: Standarchitektur & erster Eindruck (3 Sekunden bis zur Entscheidung)
Julien Rio und Priya Parker beweisen es: Ihr Stand ist kein Schaufenster, sondern ein interaktiver Spielplatz.
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DO: Entfernen Sie physische Barrikaden. Ein Tresen, der über die gesamte Frontseite des Standes gestellt wird, wirkt wie ein Grenzübergang in einem Land hinter dem Eisernen Vorhang. Öffnen Sie den Eingang und rücken Sie den Tresen weiter nach innen.
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DO: Kommunizieren Sie Ihren Mehrwert in 3 Sekunden. Aus 10 Metern Entfernung muss ein Vorbeigehender lesen können, welches Problem Sie genau lösen (z. B. „Wir reduzieren Lebensmittelabfälle um 30 %" - und nicht nur ein unverständliches Firmenlogo).
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DO: Sprechen Sie den Tastsinn und die Sinne an. In der HoReCa-Welt verkauft ein Poster gar nichts. Das Gefühl eines Türgriffs, das Gewicht eines Barlöffels, die Textur einer Tischdecke und das Zischen des Dampfs einer Maschine sind das Tüpfelchen auf dem i.
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DO: Aktivieren Sie Duft und Bewegung. Eine Live-Demo,, eine Maschine, die geöffnet wird, die Zubereitung von Croissants, ein Showcooking, zieht Menschen an wie ein Magnet. Menschen gehen unbewusst dorthin, wo gerade etwas passiert.
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DO: Teilen Sie Ihren Stand in 3 funktionale Zonen ein: Anziehungszone (Durchgang), Demonstrationszone (Erlebnis) und Verhandlungszone (Sitzgelegenheiten und Details).
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DO: Richten Sie eine versteckte Stauzone ein. Jacken, Kartons, halbleere Wasserflaschen und Rucksäcke gehören hinter einen Sichtschutz. Unordnung sendet die Botschaft von Unorganisiertheit.
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DON'T: Schreiben Sie keine Romane an die Standwände. Das Kleingedruckte über die Firmengeschichte seit 1894 hat auf einer Messe noch nie jemand gelesen.
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DON'T: Machen Sie aus Ihrem Stand kein unantastbares Museum. Wenn ein Kunde das ausgestellte Gerät nicht anfassen oder sich nicht auf den Stuhl setzen darf, haben Sie das Medium komplett verfehlt.
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DON'T: Sparen Sie nicht bei der Beleuchtung. Ein schlecht beleuchteter Stand wirkt trist und billig, egal wie teuer Ihre Ausstattung ist. Warmes, gerichtetes Licht auf das Schlüsselprodukt wirkt Wunder.
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DON'T: Vermeiden Sie eine kognitive Überlastung. Sie müssen nicht alle 400 Artikel Ihres Sortiments ausstellen. Zeigen Sie Ihre Hero-Produkte und die Bestseller der Saison.
TEIL 3: Verhaltensknigge am Stand (wie Sie Besucher nicht vertreiben)
Lisa Masiello setzt den Standard: Nonverbale Kommunikation verkauft, bevor Sie auch nur ein Wort gesagt haben.
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DO: Stellen Sie Blickkontakt auf 5 Meter Entfernung her. Ein warmer Blick und ein leichtes Kopfnicken öffnen die Tür, ohne aufdringlich zu wirken.
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DO: Nutzen Sie clevere, situationsbezogene Beobachtungen. Statt generischer Floskeln sagen Sie: „Ich sehe, Sie schauen sich die Induktionskochfelder an, haben Sie mit den Vorbereitungen für die Küche der neuen Saison schon begonnen?"
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DO: Lassen Sie Ihr Team im Schichtbetrieb rotieren. Niemand kann acht Stunden am Stück im Stehen charmant, klar im Kopf und konzentriert sein. Zwei Stunden Arbeit am Stand, eine halbe Stunde Pause außer Sichtweite der Besucher.
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DO: Kleiden Sie sich einheitlich und professionell. Sie müssen keinen Frack tragen, aber gebrandete, saubere und elegante Kleidung vermittelt den Eindruck eines kompakten, seriösen Teams.
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DO: Erkennen Sie den „Menschen mit dem Grundriss". Wenn Sie einen Investor mit einem Restaurant-Grundriss unter dem Arm sehen, brechen Sie jedes unverbindliche Gespräch ab. Das ist ein Projekt, das heute abgeschlossen wird.
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DO: Geben Sie einen transparenten Preisrahmen an. Wenn Sie auf die Preisfrage geheimnisvoll antworten: „Nun, das kommt darauf an, schicken Sie uns eine Anfrage, dann sehen wir weiter...", geht der Kunde zur Konkurrenz. Nennen Sie eine Spanne: „Das Basismodell startet bei X, das Standardpaket für einen Betrieb wie Ihren liegt bei etwa Y."
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DON'T: ABSOLUT VERBOTEN: Handy in der Hand am Stand. Wenn Sie auf den Bildschirm starren, senden Sie das nonverbale Signal: „Ich bin beschäftigt, stör mich nicht (und ehrlich gesagt, habe ich auch keine Lust)." Das Handy wird ausschließlich im Lagerraum benutzt.
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DON'T: Essen Sie keine Sandwiches oder Snacks am Stand. Der Geruch von Burek oder das Kauen an einem Apfel vor den Augen der Besucher zerstört augenblicklich das gesamte investierte Marketingbudget.
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DON'T: Sitzen Sie nicht, während Besucher umherlaufen. Wenn Sie lässig im Stuhl lümmeln und der Kunde steht, ist die Macht- und Energiedynamik völlig falsch. Stehen Sie auf, sobald jemand seinen Schritt verlangsamt.
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DON'T: Bilden Sie mit Kollegen keine „Grüppchen". Drei Mitarbeiter, die im Kreis stehen, dem Gang den Rücken zukehren und über das gestrige Spiel reden, ergeben eine undurchdringliche Mauer für jeden Kunden.
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DON'T: Fragen Sie niemals: „Kann ich Ihnen helfen?" Die Antwort lautet zu 99 % automatisch: „Danke, ich schaue nur."
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DON'T: Verlassen Sie Ihren Stand am letzten Tag nicht schon um 14:00 Uhr. Die ernsthaftesten Käufer und Direktoren kommen oft in den letzten Stunden, wenn der größte Andrang vorbei ist. Wenn Sie zu früh anfangen, Kartons zu packen, wirken Sie wie ein unseriöser Amateur.
TEIL 4: Gesprächspsychologie & Qualifizierung (der Kunde im Fokus)
Priya Parker und David Lorenzo erinnern uns daran: Eine Messe dient dazu, die Probleme anderer zu lösen, nicht Ihren eigenen Monolog zu halten.
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DO: Stellen Sie in der ersten Minute 3 Qualifizierungsfragen. Finden Sie heraus: 1. Welchen Betrieb führen sie? 2. Was ist aktuell ihr größtes operatives Problem? 3. Welcher zeitliche Rahmen ist für die Investition geplant?
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DO: Hören Sie zu 70 % zu, sprechen Sie zu 30 %. Ihr Messestand ist keine Bühne für Ihren Monolog. Lassen Sie den Hotelier erzählen, wie ihm Personal fehlt oder wie seine Spülmaschine zum Engpass geworden ist.
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DO: Passen Sie Ihre Argumentation an das Profil Ihres Gesprächspartners an. Der Besitzer eines Boutique-Hotels will Ästhetik und Gästeerlebnis; der Leiter der technischen Abteilung will Zuverlässigkeit und ein 24/7-Servicenetz in der Kvarner-Bucht, in Dalmatien, in Zagreb und in Istrien.
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DO: Seien Sie auch gegenüber der Konkurrenz freundlich. Wenn Kollegen aus der Branche zum „Auskundschaften" vorbeikommen, bleiben Sie professionell und zurückhaltend. Menschen wechseln die Firma – der heutige Konkurrent ist der Vertriebspartner von morgen.
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DO: Machen Sie aus dem Geschenk ein persönliches Ritual. Statt jeden aus einer Schale greifen zu lassen, übergeben Sie eine Geschenktüte mit einem Premium-Muster persönlich – mit einer Erklärung, warum genau diese Person sie bekommt.
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DON'T: Verschwenden Sie keine 45 Minuten mit „Gratis-Kaffee-Jägern". Lernen Sie, zwischen einem Entscheidungsträger und jemandem zu unterscheiden, der nur einen kostenlosen Espresso und ein bisschen Smalltalk sucht.
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DON'T: „Schütten" Sie nicht alle technischen Spezifikationen auf einmal aus. Konzentrieren Sie sich auf die Lösung des Problems. Technische Details gehören ins Angebot.
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DON'T: Versprechen Sie keine unmöglichen Lieferfristen. Die Tourismussaison verzeiht keine dreiwöchige Verspätung. Ein gebrochenes Versprechen von der Messe verfolgt Sie jahrelang.
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DON'T: Lassen Sie sich nicht auf Preisdiskussionen ein. Wenn Ihnen jemand sagt „der andere ist 20 % günstiger", antworten Sie ruhig: „Wir kennen ihr Modell, unser Preis beinhaltet ganzjährige Vor-Ort-Wartung innerhalb von 4 Stunden."
TEIL 5: Post-Show-Protokoll & Follow-up (wo der eigentliche Gewinn liegt)
Skip Cox und Lisa Masiello betonen es: Wenn Sie kein Follow-up innerhalb von 48 Stunden schicken, haben Sie Ihr Geld verbrannt.
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DO: Machen Sie sich sofort, innerhalb der ersten 60 Sekunden, Notizen. Nach 47 Gesprächen an einem Tag ist Ihr Gedächtnis null wert. Fotografieren Sie die Visitenkarte und notieren Sie sich einen zentralen Satz aus dem Gespräch im Handy oder im CRM.
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DO: Schicken Sie die ersten Unterlagen noch am selben Tag. Wenn der Kunde das vereinbarte PDF erhält, während er abends im Hotel etwas trinkt, haben Sie den Eindruck von rasanter Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit hinterlassen.
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DO: Personalisieren Sie das Follow-up innerhalb von 48 Stunden. Verschicken Sie niemals eine generische Massen-E-Mail. Schreiben Sie: „Herr Marko, ich beziehe mich auf unser Gespräch auf der HoReCa Adria über die Renovierung Ihrer Terrasse in Rovinj..."
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DO: Legen Sie einen klaren „nächsten Schritt" (Next Step) fest. Beenden Sie die E-Mail nicht mit „Na dann, wir hören uns". Bieten Sie eine Option an: „Ich schlage ein kurzes 10-minütiges Telefonat am Dienstag um 10:00 Uhr vor, um die Spezifikation durchzugehen."
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DO: Bleiben Sie hartnäckig- wenden Sie den 3-Kontakte-Rhythmus an. Wenn der Kunde nicht auf die erste E-Mail antwortet, bedeutet das nicht „nein", sondern dass er gerade Brände löscht. Schicken Sie nach 7 Tagen eine kurze, höfliche Erinnerung.
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DON'T: Lassen Sie Visitenkarten nicht 10 Tage lang in der Schublade liegen. Der Wert eines Messekontakts sinkt alle 48 Stunden um 50 %. Nach zwei Wochen erinnert er sich nicht einmal mehr an Ihren Stand.
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DON'T: Betrachten Sie eine Messe nicht als Marketingkosten. Eine Messe ist ein Verkaufsprozess. Wenn Sie alle Kontakte sauber in eine langfristige Datenbank und Ihr CRM integrieren, wird Sie eine Woche auf der HoReCa Adria das ganze Jahr über mit Verkäufen versorgen.
Wir sehen uns Ende des Monats beim Workshop in Opatija!
Das hier war nur ein schnelles „Cheat Sheet", das Sie ausdrucken und an die Wand Ihres Büros hängen können. Bei unserem bevorstehenden Workshop für Aussteller der HoReCa Adria gehen wir echte Szenarien am Stand, Demonstrationen, Übungen zur Kundenqualifizierung und konkrete Kommunikationsvorlagen durch.
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